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Afin de simplifier la prise d'inventaire des dossiers physiques et la sélection des dossiers à détruire, j’ai retenu les éléments suivants :
•Le logiciel doit nous permettre d'obtenir des informations pertinentes sur les dossiers et leurs localisations.
•Définir une méthode de classement des dossiers inactifs qui minimise leur manipulation.
•Le logiciel doit nous permettre d'identifier rapidement les dossiers qui doivent être détruits (possible avec l’utilisation des filtres).
•Conserver toutes les données relatives à la gestion des dossiers de façon permanente.
•Il est avantageux de procéder à l'inventaire de tous les dossiers physiques dès leur création.
•Les informations relatives aux dossiers doivent être mises à jour en temps réel.
La fiche de gestion des dossiers physiques a été révisée afin d’y inclure de nouvelles tables de données. La gestion des dossiers physiques fait maintenant référence à trois tables de données.
Dossiers physiques -> Boîtes -> Localisation des boîtes.
Le champ Localisation de la table des dossiers a été remplacé par le champ Boîte. Le champ Boîte fait référence à une table de données qui contient un ensemble de champs nécessaires à la gestion des boîtes de documents.
Table des Boîtes:
Champ |
* |
Description |
Boîte |
|
Un numéro de boîte unique (ou une autre référence utilisée relativement à un regroupement de dossiers) |
Local |
|
Localisation de la boîte |
% Complété |
|
Pourcentage complété |
Si complet |
|
Case à cocher si la boîte est complète |
Nombre de dossiers |
* |
Nombre de dossiers dans cette boîte |
Tout inactif |
* |
Identifier si tous les dossiers sont inactifs |
Actifs |
* |
Nombre de dossiers actifs dans cette boîte |
Minimum |
* |
Date la plus ancienne de l'ensemble des dossiers |
Maximum |
* |
Date la plus récente de l'ensemble des dossiers |
Tout supprimé |
* |
Indique si tous les dossiers sont supprimés |
Commentaires |
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Commentaire de l'usager |
* Champs mis à jour automatiquement par le logiciel.
La table des boîtes contient plusieurs champs qui sont mis à jour automatiquement par le logiciel. Par exemple, lorsqu'un client change de statut, d'actif à inactif, les champs Tout inactif et Actifs seront mis à jour automatiquement.
Lors de l’ajout d’une nouvelle boîte, l’usager indique la référence de la boîte, par exemple A-010, la localisation, le pourcentage complété ou coche Complet si la boîte est complète. Le champ commentaire est optionnel.
Le champ Local de la table des boîtes fait référence à la table de localisation:
Voici une description de la table de localisation des boîtes:
Champ |
Description |
Local |
Local (unique) |
Description |
Description du local de la boîte de dossiers |
Voici la nouvelle fiche de gestion des documents physiques:
Voici la liste des rapports disponibles:
•La liste des dossiers physiques
•Les étiquettes de dossiers
•Les étiquettes des boîtes
•La liste des boîtes